دليل الحسابات: الهيكل والترقيم ومثال عملي

دليل الحسابات هو القائمة المرقّمة لكل الحسابات التي تسجّل فيها الشركة معاملاتها. يُقسَّم عادةً إلى خمسة أنواع — الأصول والالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات — لكل منها رقم أول خاص، ثم يتفرع إلى حسابات فرعية. والدليل الواضح الثابت هو ما يجعل ميزان المراجعة وقائمة الدخل والميزانية تخرج صحيحة.

المجموعات الخمس للحسابات

المجموعات من 1 إلى 3 تظهر في الميزانية، و4 و5 في قائمة الدخل. وتختلف أنظمة الترقيم؛ فالنظام المحاسبي الموحد المستخدم في القطاع العام المصري مثلاً يجمّع الحسابات بطريقة مختلفة، لذا يُفضَّل أن تختار الشركة الخاصة نظاماً واحداً وتلتزم به.

• 1 — الأصول (طبيعتها مدينة): ما تملكه الشركة أو لها عند الغير — النقدية والبنوك والعملاء والمخزون والأصول الثابتة.
• 2 — الالتزامات (طبيعتها دائنة): ما على الشركة للغير — الموردون والقروض والضرائب والتأمينات المستحقة.
• 3 — حقوق الملكية (طبيعتها دائنة): رأس مال الملاك والأرباح المحتجزة.
• 4 — الإيرادات (طبيعتها دائنة): المبيعات والإيرادات الأخرى.
• 5 — المصروفات (طبيعتها مدينة): تكلفة البضاعة المباعة والرواتب والإيجار وغيرها.

كيف ترقّم الحسابات

كل مستوى يضيف أرقاماً إلى رقم الحساب الأب: 1 الأصول ← 11 الأصول المتداولة ← 111 النقدية والبنوك ← 1111 الخزينة الرئيسية. يتم الترحيل على المستوى الأدنى فقط، والمستويات الأعلى مجاميع. اترك فجوات بين الأرقام حتى تضيف حسابات جديدة لاحقاً دون إعادة الترقيم.

مثال: دليل حسابات شركة تجارية صغيرة في مصر

• 111 النقدية والبنوك — 1111 الخزينة الرئيسية · 1112 الحساب الجاري بالبنك
• 112 العملاء (المدينون)
• 113 المخزون
• 114 ضريبة القيمة المضافة – مدخلات · 115 ضريبة خصم وإضافة مخصومة منا (مدينة)
• 12 الأصول الثابتة — 121 المعدات · 122 السيارات · 129 مجمع الإهلاك
• 211 الموردون (الدائنون)
• 212 ضريبة القيمة المضافة – مخرجات · 213 ضريبة القيمة المضافة المستحقة · 214 ضريبة الخصم والإضافة المستحقة · 215 ضريبة كسب العمل المستحقة · 216 التأمينات الاجتماعية المستحقة
• 22 القروض طويلة الأجل
• 31 رأس المال · 32 الأرباح المحتجزة · 33 أرباح أو خسائر العام
• 41 المبيعات · 42 مردودات ومسموحات المبيعات · 43 إيرادات أخرى
• 51 تكلفة البضاعة المباعة · 52 الرواتب والأجور · 53 الإيجار · 54 المرافق · 55 مصروف الإهلاك · 56 عجز المخزون

نصائح توفّر عليك المشكلات لاحقاً

• افصل حسابات ضريبة المخرجات والمدخلات والضريبة المستحقة — فهذا يجعل الإقرار الشهري قابلاً للمطابقة.
• خصّص لكل حساب بنكي ولكل خزينة حساباً مستقلاً في الدفاتر.
• لا تفتح حساباً لكل عميل داخل الدليل إذا كان نظامك يحتفظ بدفاتر مساعدة للعملاء؛ يكفي حساب مراقبة واحد.
• تجنّب حسابات "متنوعة"؛ فهي تُخفي الأخطاء.
• بعد ترحيل معاملات على حساب لم تعد تحتاجه، أوقفه بدلاً من حذفه.