الفاتورة الإلكترونية في مصر: ما تحتاجه وكيف تعمل

تُلزم منظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر الشركات المسجلة بإصدار فواتير التعامل بين الشركات إلكترونياً عبر مصلحة الضرائب المصرية. تُعَدّ كل فاتورة بصيغة المصلحة، وتُوقَّع بالتوقيع الإلكتروني للشركة، وتُرسَل وقت إصدارها، فتتحقق منها المصلحة وتمنحها رقماً فريداً. وتحتاج إلى التسجيل على البوابة، وتوكن توقيع إلكتروني أو ختم إلكتروني، وكود مسجَّل لكل صنف تبيعه.

من يلتزم بإصدار الفاتورة الإلكترونية

بدأت مصلحة الضرائب تطبيق الفاتورة الإلكترونية على مراحل منذ 2020، بإضافة مجموعات من الممولين بقرارات متتالية حتى أصبحت تشمل الممولين المسجلين بوجه عام. وتنطبق على الفواتير بين الشركات (B2B) وعلى التعامل مع الجهات الحكومية. أما المبيعات للمستهلكين فتغطيها منظومة مستقلة هي الإيصال الإلكتروني، وتطبّقها المصلحة على مراحل أيضاً، خاصةً لنقاط البيع في التجزئة.

مدى التزام شركتك وتاريخه تحددهما قرارات المصلحة الخاصة بمجموعتك؛ تحقّق من موقفك على بوابة المصلحة بدلاً من الاعتماد على قاعدة عامة.

ما تحتاجه قبل أول فاتورة

• التسجيل على بوابة الفاتورة الإلكترونية عن طريق الممثل القانوني أو المفوَّض عن الشركة، مرتبطاً بالرقم الضريبي للشركة وكود النشاط.
• توقيع إلكتروني: توكن USB لموقّع محدد بالاسم، أو ختم إلكتروني (e-seal) للتوقيع الآلي، صادر من جهة تصديق مرخّصة.
• أكواد الأصناف: كل منتج أو خدمة تصدر به فاتورة يحتاج إلى كود، إما باركود GS1 أو كود داخلي EGS تسجّله على البوابة وتعتمده المصلحة.
• بيانات العملاء: الرقم الضريبي للمشتري من الشركات، وبيانات الهوية التي تشترطها القواعد للأفراد فوق الحد المقرر.
• وسيلة الإرسال: إدخال الفواتير يدوياً على البوابة، أو رفعها، أو ربط نظام المحاسبة أو المبيعات بواجهة برمجة المصلحة (API)، وتحتاج للربط إلى بيانات دخول نظام من البوابة.

رحلة الفاتورة الإلكترونية داخل المنظومة

1. تُبنى الفاتورة بصيغة مستند المصلحة: المُصدِر والمستلم والتاريخ وسطور الأصناف بأكوادها وكمياتها وأسعارها وخصوماتها، ونوع الضريبة وسعرها لكل سطر.
2. يُوقَّع المستند بالتوقيع الإلكتروني للشركة.
3. يُرسَل إلى المصلحة وقت إصداره.
4. تتحقق المصلحة منه (الصيغة، التوقيع، الأكواد، أرقام التسجيل، الإجماليات) وتصنّفه صالحاً أو غير صالح. ويحصل المستند الصالح على رقم فريد ويظهر للمشتري.
5. خلال مدة محددة بعد الإرسال يستطيع المُصدِر إلغاءه ويستطيع المشتري رفضه، وتحدد المصلحة هذه المدة لكل نوع مستند.
6. بعد انتهاء المدة يتم التصحيح بإشعار دائن (لتخفيض الفاتورة أو إلغائها) أو إشعار مدين (لزيادتها)، يشير كلٌّ منهما إلى الفاتورة الأصلية.

علاقتها بإقرار ضريبة القيمة المضافة

ترى المصلحة كل فاتورة إلكترونية صالحة تصدرها أو تتلقاها، لذا يُقارَن إقرار القيمة المضافة بها. يجب أن تتفق ضريبة المخرجات في الإقرار مع فواتيرك الصادرة الصالحة بعد خصم الإشعارات الدائنة، وقد يُرفض خصم ضريبة المدخلات عن مشتريات كان يجب أن تصدر لها فاتورة إلكترونية صالحة ولم تصدر. طابق الاثنين كل شهر قبل تقديم الإقرار.

أسباب شائعة لرفض الفواتير

• كود صنف غير مسجَّل أو لم يُعتمد بعد على البوابة.
• رقم تسجيل ضريبي للمشتري خاطئ أو غير موجود.
• نوع ضريبة أو نوع فرعي خاطئ على سطر، مثل 14% على صنف معفى.
• إجماليات لا تتطابق بسبب التقريب بين قيم السطور وإجمالي الفاتورة.
• شهادة توقيع منتهية الصلاحية، أو توكن غير متصل وقت توقيع الفواتير.
• محاولة الإلغاء بعد انتهاء المدة، بينما المطلوب إشعار دائن.