إدارة مستحقاتك لدى العملاء والتزاماتك للموردين

حسابات العملاء (المدينون) هي ما يدين به العملاء لك عن المبيعات الآجلة، وحسابات الموردين (الدائنون) هي ما تدين به للموردين. وإدارتها تعني وضع شروط ائتمان واضحة، وإرسال كشوف حساب للعملاء بانتظام، ومتابعة الأرصدة المتأخرة حسب عمرها، ومطابقة سجلاتك مع كشوف الموردين، والسداد للموردين في الموعد المتفق عليه — لا قبله ولا بعده.

المدينون: روتين شهري

1. اتفق على شروط الائتمان كتابةً قبل أول بيع آجل: الحد، والمدة، وما يحدث عند التأخر.
2. سجّل كل فاتورة وكل تحصيل على العميل في يومه.
3. أرسل لكل عميل آجل كشف حساب في نهاية الشهر واطلب تأكيد الرصيد.
4. صنّف الأرصدة حسب عمرها — جارية، ومتأخرة 1–30، و31–60، و61–90، وأكثر من 90 يوماً — وابدأ متابعة الأقدم.
5. أوقف البيع الآجل الجديد للعميل الذي تجاوز حده أو تأخر كثيراً.
6. سجّل الضريبة التي يخصمها العملاء من مقبوضاتك، ليُقفل رصيد العميل بشكل صحيح.

الدائنون: تحكّم فيما يخرج

• طابق كل فاتورة مورّد مع ما طُلب وما استُلم قبل تسجيلها.
• طابق حساب المورد لديك مع كشف حسابه كل شهر؛ والفروق غالباً فواتير ناقصة أو مرتجعات أو مدفوعات في الطريق.
• اخصم ضريبة الخصم حيث تنطبق، وأعطِ المورد ما يحتاجه لاستردادها.
• خطّط المدفوعات حسب تواريخ الاستحقاق لتتوفر النقدية، ولا تستفد من خصم السداد المبكر إلا إذا كان مجدياً.