ضوابط محاسبية تحتاجها كل شركة صغيرة

الرقابة الداخلية هي الإجراءات التي تجعل الخطأ والاحتيال صعبين وسهلَي الاكتشاف. وأساسياتها للشركة الصغيرة: ألا يتولى شخص واحد المعاملة من أولها لآخرها، وأن تُعتمد المدفوعات، وأن تُطابق أرصدة النقدية والبنوك مع الدفاتر كل شهر، وألا تُعدَّل الشهور المقفلة، وأن يراجع المالك من غيّر ماذا.

قائمة الضوابط

• فصل المهام: من يسجّل الفاتورة لا يعتمدها ولا يسددها. وفي الفريق الصغير جداً يعتمد المالك.
• اعتمد المدفوعات التي تتجاوز مبلغاً محدداً، كتابةً أو في النظام.
• جرد الخزينة جرداً مفاجئاً وقارنه بحساب الخزينة.
• طابق كل حساب بنكي مع كشف البنك كل شهر.
• رقّم المستندات بالتسلسل وابحث في أي فجوة.
• أقفل كل شهر بعد مراجعته حتى لا يُرحَّل عليه شيء لاحقاً.
• صحّح القيود المُرحَّلة بعكسها، لا بتعديلها أو حذفها.
• أعطِ كل مستخدم الصلاحيات التي يحتاجها عمله فقط، وألغِ الدخول يوم مغادرة أي موظف.
• راجع سجل التدقيق بانتظام: من أنشأ أو عدّل أو حذف ماذا، ومتى.

لماذا يهم حتى لو كنت تثق بفريقك

معظم خسائر الشركات الصغيرة تأتي من أخطاء غير مقصودة لم يلاحظها أحد لشهور، لا من الاحتيال. والضوابط تحمي من يمسك الدفاتر بقدر ما تحمي المالك: فعندما يُسجَّل كل تعديل وتُطابق كل الشهور، يُجاب عن السؤال عن أي رقم في دقائق بدلاً من أن يتحول إلى شك.